Gizlilik Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması Metni

Son Güncelleme Tarihi: 13 Nisan 2026

1. Giriş ve Kapsam

İşbu Gizlilik Politikası, Karabük Üniversitesi Tıp Fakültesi bünyesinde akademik yoklama süreçlerinin dijitalleştirilmesi, hızlandırılması ve güvenli bir şekilde takip edilebilmesi amacıyla geliştirilen NFC tabanlı hibrit yoklama sisteminin ("Uygulama" veya "Sistem") kullanımı sırasında elde edilen kişisel verilerin toplanma, işlenme, saklanma ve korunma şartlarını belirlemektedir. Uygulama'ya giriş yapan ve/veya Uygulama'yı kullanan tüm Eğitmenler, Öğrenciler ve Koordinatörler (bundan böyle "Kullanıcı" olarak anılacaktır) bu metinde yer alan koşulları eksiksiz bir biçimde okumuş, anlamış ve kabul etmiş sayılır.

2. Toplanan Kişisel Veriler ve Toplanma Yöntemleri

Sistemin temel fonksiyonlarını yerine getirebilmesi, devamsızlık takiplerinin hatasız yapılabilmesi ve eğitim-öğretim faaliyetlerinin aksamaması adına Kullanıcı türüne göre farklı veri setleri toplanmakta ve işlenmektedir.

2.1. Eğitmen Verileri

• Kimlik ve Profil Verileri: Ad, soyad, akademik unvan ve üniversite bilgi yönetim sistemlerinden (ÜNİS vb.) halka açık veya kurum içi entegrasyonlar aracılığıyla çekilen profil fotoğrafları.
• Akademik Veriler: Sorumlu olunan dersler, kurullar, dönem bilgileri, haftalık/dönemlik ders saatleri ve halka açık ders programlarından derlenen program bilgileri.
• Hesap ve Giriş Verileri: Sistem tarafından eğitmenler adına özel olarak oluşturulmuş ve atanmış giriş şifreleri, log-in zaman damgaları.

2.2. Öğrenci Verileri

Sistemin güvenilirliğinin sağlanması ve doğru kişi eşleştirmesinin yapılabilmesi için öğrenci verileri, eğitim kurumunun ilgili koordinatörlükleri tarafından sağlanan akademik veri setleri, açık kaynaklı listeler ve kurum içi bilgi akışı standartlarına uygun olarak derlenmektedir.

• Kimlik Verileri: Öğrenci numarası, ad ve soyad bilgileri.
• Hesap ve İletişim Verileri: Sisteme entegre edilen e-posta adresleri ve sistem tarafından otomatik oluşturularak öğrenciye atanan giriş şifreleri.
• Akademik Takip Verileri: Dönem ve kurul bazlı ders kayıt bilgileri, toplam ders saatleri, NFC okutma işlemi ile elde edilen anlık devamsızlık/katılım verileri.

2.3. Teknik, Güvenlik ve Donanım Verileri

• NFC Etkileşim Verileri: Fiziksel mekanlara (sınıf, anfi, laboratuvar) yerleştirilen Eğitmen ve Öğrenci NFC (Near Field Communication) etiketlerinin okutulma zamanı, okutulan cihaz bilgisi ve okutma lokasyonu.
• Cihaz ve Ağ Verileri: Uygulamaya erişilen cihazın IP adresi, işletim sistemi sürümü, cihaz kimliği ve uygulama içi gezinme logları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel veriler ve sistem logları, aşağıdaki amaçlar doğrultusunda, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmektedir:

• Yoklama Sürecinin Yönetimi: Eğitmenlerin kendi ders programlarına uygun olarak yoklama oturumlarını (dönem, kurul ve ders bazlı) başlatabilmesi ve öğrencilerin fiziksel sınıfta bulunma durumlarının NFC teknolojisi ile anlık olarak doğrulanması.
• Devamsızlık Takibi: Öğrencilerin devamsızlık haklarının, girdikleri ders saatlerinin ve kurulların şeffaf bir şekilde hem öğrenciler hem de eğitmenler tarafından Uygulama üzerinden anlık olarak görüntülenebilmesi.
• Koordinatör Denetimi: İlgili fakültenin/bölümün eğitim koordinatörlerinin, yoklama verilerini denetlemesi, analiz etmesi ve gerekli gördüğü durumlarda veri üzerinde yasal/idari değişiklik, düzeltme ve işleme yapabilmesi.
• Sistem Güvenliği ve Kötüye Kullanımın Engellenmesi: Başkası adına yoklama verilmesinin (yerine imza atma eyleminin dijital karşılığı) önüne geçilmesi, uygulamanın teknik altyapısının korunması.

4. Veri Güvenliği, Bütünlüğü ve Yasaklar (Kritik Uyarılar)

Sistemde yer alan verilerin bütünlüğü ve eğitim kurumunun disiplin standartları gereği, veri güvenliğine yönelik aşağıdaki kurallar kesin olarak uygulanmaktadır. Bu kuralların ihlali durumunda ilgili kullanıcı hakkında akademik ve yasal süreçler başlatılabilir.

• Fiziksel Donanıma Müdahale Yasağı: Sınıflara, sıralara, kürsülere veya sistemin çalışması için belirlenmiş herhangi bir alana yerleştirilen "Eğitmen NFC" ve "Öğrenci NFC" etiketlerinin yerinden sökülmesi, tahrip edilmesi, fiziksel olarak hasar verilmesi veya değiştirilmeye çalışılması kesinlikle yasaktır.
• Teknik Manipülasyon ve Tersine Mühendislik Yasağı: NFC etiketlerinin içerdiği verileri/şifrelemeleri okumaya çalışmak, kopyalamak, NFC etiketlerine dışarıdan veri yazmaya (modifiye etmeye) teşebbüs etmek yasaktır. Aynı şekilde uygulamanın kaynak kodunu, içeriklerini okumaya, sunucu (server) ile uygulama arasındaki veri trafiğini manipüle etmeye, yönlendirme (redirection) yapmaya veya sahte veri paketleri göndermeye çalışmak veri güvenliği ihlali sayılır.
• Bireysellik ve Temsil Yasağı: Sistem üzerinde yapılan her bir doğrulama işlemi kişiye özeldir. Bir öğrencinin, kendi cihazı veya hesabı üzerinden bir başka öğrenci adına yoklamaya katılım sağlaması (proxy attendance) kesinlikle yasaktır. Sistem, olağandışı okutma süreleri ve cihaz çakışmalarını loglayarak Koordinatörlüğe raporlar.

5. Veri Paylaşımı ve Aktarımı

Sistem üzerinden toplanan yoklama verileri, katılım istatistikleri ve kimlik bilgileri, ticari veya pazarlama amaçlarıyla hiçbir 3. şahıs veya şirketle paylaşılmaz. Toplanan tüm veriler, eğitim-öğretim sürecinin resmi bir parçası olduğu için yalnızca Karabük Üniversitesi Tıp Fakültesi yönetimi, ilgili dersin Eğitmenleri, yetkili Koordinatörler ve sistemin teknik altyapı yöneticileri (Geliştirici Ekip) ile gerektiği ölçüde paylaşılır. Resmi makamlarca yürütülen yasal bir soruşturma kapsamında talep edilmesi halinde, veriler ilgili resmi otoritelerle paylaşılabilir.

6. Veriler Üzerindeki Yetkiler

Sistem tarafından işlenen ve veritabanında saklanan devamsızlık durumları, ders programları ve kullanıcı eşleştirmeleri üzerinde nihai karar ve düzenleme yetkisi yalnızca Koordinatör'e aittir. Koordinatör, hatalı okutmalar, teknik arızalar veya resmi mazeretler doğrultusunda ilgili verileri değiştirme, silme ve yeniden işleme hakkını saklı tutar.

7. Veri Saklama Süresi

Kullanıcılara ait kişisel veriler ve yoklama kayıtları, eğitim kurumunun akademik takvimi ve mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Eğitim süreci tamamlandıktan veya ilgili verinin işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktıktan sonra, yasal yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla veriler sistemden anonimleştirilir veya güvenli bir şekilde imha edilir.

8. Gizlilik Politikası Değişiklikleri

Geliştirici ekip, sistemdeki teknik güncellemeler, yeni özelliklerin (örneğin farklı fakültelere veya üniversitelere entegrasyon) eklenmesi veya yasal gereklilikler sebebiyle işbu Gizlilik Politikası'nda önceden haber vermeksizin değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Yapılan değişiklikler, Uygulama üzerinden yayınlandığı an itibarıyla yürürlüğe girer.

9. İletişim

İşbu Gizlilik Politikası, kişisel verilerinizin işlenmesi veya uygulamadaki güvenlik protokolleri hakkında sorularınız için sistem yöneticileri veya fakülte koordinatörlüğünüz ile iletişime geçebilirsiniz.